皆さんこんにちは、Ｉｚｍａｌｉです。
本日は会社で開かれる会議が長い方、その長い会議が嫌で仕方無い方に向けて記事になります。
「２時間を超える長い会議が普通になってる」
「会議が長いのをどうにかしたい」
という思いを持っている方に向けての記事になります。
読み終わった後には、
「長い会議が人生に及ぼす害」と「長い会議を最短で終わらせる方法」を理解して頂けると思います。
それでは本日の目次です。
長い会議で失う時間
時間は平等に与えられています。
しかし、その時間を有効に利用できるか否かは各個人にゆだねられています。
短い人生です。しょーもない事に大事な時間を使うのは嫌ですよね。
でも、長い会議でしょーもない時間を浪費している事が普通になっている社会人の方って、とても多いです。どれだけの時間を無駄な会議に使っているか計算してみましょう。
会議で失う時間
「会議を開いたら仕事している感」が根強い社会ですので、少なく見積もっても2時間の会議が週に2回ある場合を考えてみましょう。
①会議時間＝2時間
②会議日＝240日（一般的な実労働日）×0.4（5日に2日）＝96日/年
会議時間＝①×②＝192時間/年
年間192時間の会議・・・・
これはつまり1年で8日は会議に費やしている計算になります。
という声もあると思います。
確かに会議がとてもクリエイティブで終了後には悩みがクリアになり、明日への活力が生まれ、ストレスから解放される。
こんな会議であれば確かに240日のうち8日を費やしても良いかもしれません。
でも、会議は終了後にどんな気持ちになっていますか？
恐らく上記とは程遠い、
「さっきのはいったい何を決める会議やったん・・・」
「結局、物事の本質は何も決まってないやん・・・」
「そんな事メールで言えや・・・」
「内職してたら会議終わってたぜ・・・」
こんな事に１年の大事な8日間を費やしているのです。
無駄な会議によって失っているもの
上記の計算式より、膨大な数の時間を失っていることが分かりました。
でも、失っているものは時間だけではないんです。
上記では総時間数で考えましたが、1日あたりで考えていきましょう。
２時間の会議があり、仕事が20時に終わったとします。
その日、あなたは本当は18時で帰れたというのがﾐｿです。
通勤で1時間かかるとしても、会議が無ければ自宅着は19時。
お風呂と食事に1時間使ってまだ20時。健康的に22時に寝るとした場合でも2時間使えます！！この２時間で果たして何が出来るでしょうか。
・家族との団らんを楽しむ
・健康への自己投資で運動する
・ゆっくりと好きなテレビを見てリラックスする
・家事を手伝い、妻を助ける
・英会話の勉強をし、将来への準備を進める
などなど。
まぁとりあえず何でも出来るという事です。
会議によって失う事は「時間」という単純なものだけでなく、時間が無くなる事によって、
それ以上に大きな「家族との時間」や「健康」、「自己投資」など様々な
「プライベート時間」を失っているのです。
しかも昔と違って今は企業に勤めあげても安定した定年後の生活は待っていません。
そうなんです。何かを生み出す以外の「とりあえず会議」は今の時代、とても無駄なのです。
意味の無い会議は本当に無駄。
会議はこれからも存在し続けるのか
一方で、会議は今後も必要です。対面でなくてもＷｅｂ会議などはこれからも存在し続けます。
理由は、組織には「何かを決める事」が絶対に必要だからです。
実際、何もかもを上司や先輩に決められるのは嫌ですよね。
何かを決める事が組織には必要で、それが会議の本来の役目なので、今後も会議は絶対に存在し続けるのです。
新入社員でも出来る会議革命
ここまで読んで頂いた方の中には
こんな方もいらっしゃるのではないでしょうか。
その気持ち、めちゃくちゃ分かります。
でも、Ｉｚｍａｌｉが実際にチームの会議を変えたのもチーム内で1番ペーペーの時でした。その時の方法をご紹介します。
終了条件を確認する
「今日って何の会議でしたっけ？？」と言うと笑われるか、めっちゃ怒られるのでダメですよ！笑
これは「どんな状況になれば会議が終わった」と言えるのかを確認するのです。
例えばチーム会だと、上司からの状況報告とメンバーからの近況報告があって、
その後に、気になる報告があれば上司とそのメンバーの１対１の会話。
こんな感じで「今日、どんな事が決まればいいか」が分かっていないとだらだらとした会議が始まります。
繰り返しになりますが、会議は何かを決める為に開きます。
だから、最初にどうなったら会議が終われるか、問いかけるのです。
そうすると周りの方も「え～っと今日はじゃあ○○まで決めようか」
となり、その事を決める為の議論に集中します。
結果として、会議の本来の目的である「何かを決めること」が達成されます。
最後に確認する
今日はこれで終わります！みたいな会議って中々ないと思います。
最初に「何を決めるか」が決まっていないので、終わりもなく、
よし、今日はこれくらいにしとくか。みたいな終わり方が大半だと思います。
結果として、誰が何をやるか良くわかっておらず、
「おい！○○！今日までにこの書類出してくれって言ってたやんけ！」
みたいな事が起こります。2時間も会議してこれって悲惨じゃないですか・・？
それを防ぐのが最後の確認です。
あくまでも下手に出るのがコツです。
「あの、理解出来ていなかったり、やるべきことが間違えていたら○○課長にもご迷惑をかけてしまうので確認ですが～～～」
とすると、上司からの評価が爆上がりする＋会議が無駄にならないので、一石二鳥です。
会議終了後の確認を怠らない。
会議を表だってリードしたいあなたへ
上の2つは隠れファシリテーターと言い、会議を隠れて良い物にするやり方です。
しかし、リーダークラスやそろそろ昇格を狙いたい人には表だって会議をリードする力が必要です。
その時に有益なのがこちらの1冊。
2年目の葵ちゃんが無駄な会議を変革させて最後には花形部署に異動する話です。
葵ちゃんも最初は隠れファシリテーターとしてでしたが、最後にはきっちり会議を仕切れるようになります。
つまり、ファシリテーションの基礎から応用まで、まとめて学べる本です。
Ｉｚｍａｌｉもこの本を読んで実践したところ、会議時間が半分になり
好きな筋トレに時間を十分充てられるようになりました。
そんな方もいるかもしれませんが、現状は自分にしか変えられません。
しかも、会議を自分が良くしている事を実感出来れば本当に楽しいですよ！
本日もここまで読んで頂き有難うございました。
効率の良い生産的な会議を作り、人生を充実させましょう。
本日も昨日より1歩でも前に。
Ｉｚｍａｌｉ Ｓｈｉｎｉｎｇ
